5 claves para una reunión efectiva


reunión efectiva

Todos aquellos que trabajamos -o hemos trabajado- en un ambiente empresarial hemos tenido que sufrir, como mínimo en una ocasión, a un adicto a las reuniones.  Esto es, ese extraño especimen humano que convoca a su equipo constantemente para no se sabe exactamente qué.  Cuando tienes faena de verdad, cada convocatoria se convierte en una pesadilla y, el convocante, en un molesto obstáculo para tu eficacia y productividad.

Tras una experiencia como ésa, muchos nos pasamos al extremo opuesto y desarrollamos cierta aversión alérgica a las reuniones, con lo que sólo las promovemos -o nos dejamos caer por ellas- cuando las circunstancias nos ponen entre la espada y la pared.

Sin embargo, el sentido común exige prestar atención a la gestación y desarrollo de las reuniones, ya que son una ocasión única de desarrollo tanto personal como del proyecto que estemos llevando a cabo.  Es por este motivo que voy a tratar de sintetizar en 5 breves puntos, aquellas enseñanzas que he aprendido de otros -o que he descubierto error tras error- y que constituyen las claves de una reunión realmente efectiva:

1.REUNIONES, SÓLO LAS IMPRESCINDIBLES: uno puede pensar en reunirse con otra persona -o con un grupo de personas- por distintos motivos: para obtener o compartir información, para crear y unir al equipo, para discutir cuestiones y dar a luz nuevas ideas o proyectos, para llegar a acuerdos…  Antes de convocar una reunión, debemos plantearnos: ¿no hay otra vía más rápida de cumplir con mi objetivo de forma adecuada?  Tal vez puedas solucionarlo con una llamada, con un correo electrónico, promoviendo un encuentro entre tus colaboradores, solicitando un informe…  Si quieres ser eficaz, la reunión debe resultar una inversión fructífera, no una pérdida de tiempo.

2.TEN CLARO EL OBJETIVO DE LA REUNIÓN: ten claro, antes de entrar en la sala, cuál es el objetivo -o los objetivos- de la reunión.  Los tuyos y los del resto de participantes.  Dalos a conocer a todos durante la convocatoria, para que cada uno sepa a qué va y pueda llegar preparado.

3.TRABAJA LA REUNIÓN ANTES DE QUE ÉSTA SE PRODUZCA: una reunión es un instrumento de trabajo colaborativo.  Por eso mismo, hay que llegar a la reunión preparado, con los deberes hechos, habiendo reflexionado en torno al objeto de la reunión hasta el límite de tus fuerzas y capacidades individuales.  Hacerlo así es una muestra de responsabilidad y de respeto por los compañeros.  Además, sólo así serás útil a tu equipo y así podrás aprovechar la reunión para ir más allá de lo que podrías haber hecho tú solo.

4.EXIGE QUE LA REUNIÓN SE CIÑA AL PROGRAMA Y TIEMPO PREVISTOS: empieza y termina puntualmente, no improvises ni permitas que los participantes divaguen o traten de cuestiones que no forman parte de esta reunión.  Si se plantea algo importante, toma nota de ello para comentarlo y solucionarlo de inmediato…  Pero tras la reunión.  Ahora tenéis unos objetivos claros y un trabajo previo que habéis hecho de forma individual.  Es hora de poner en común, comentar, discutir, aprender y discriminar.  Es hora de poner en claro para poder tomar decisiones, y todo eso debe hacerse en un plazo razonable.  Por ese motivo, te recomiendo que calcules a priori el tiempo necesario y que convoques la reunión a última hora de la mañana o de la tarde, otorgándole sólo diez minutos más de los que crees necesarios.  A nadie le gusta irse tarde a comer o a casa, así que se impondrá la síntesis. Otra opción es convocar distintas reuniones el mismo día, una tras otra.  Esto te liberará el resto de la semana para trabajar tranquilo y, al mismo tiempo, te dará una excusa para poner fin a una reunión porque debe comenzar la siguiente.

5.DEDICA LOS ÚLTIMOS CINCO MINUTOS DE LA REUNIÓN A PONER EN COMÚN LAS CONCLUSIONES Y EL PLAN DE ACCIÓN: si la reunión ha ido como debía, saldrás de ella más cerca de tus objetivos.  Esto es, con un mayor conocimiento o acuerdo que hace posible la toma de decisiones.  Sintetiza las conclusiones de la reunión, los acuerdos a los que se ha llegado, y las acciones que debe tomar cada uno.  Establece plazos para llevarlas a cabo y designa al responsable de comprobar que el trabajo se adecua al plan.

Si cumples con estos sencillos cinco requisitos, verás cómo dispones de más tiempo, cómo tus proyectos avanzan con mayor ritmo, cómo tu equipo saca un mucho mejor resultado de las reuniones y cómo, tú mismo, empiezas a ver las reuniones como una oportunidad y no como una insufrible pérdida de tiempo.

Ya me lo contarás.  😉

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